そろそろ人事異動のシーズンです。入社、転職、退職と人生の節目を迎える方もあるでしょう。結構頭の痛いのが挨拶状です。住所、電話番号、メールアドレスなどが確定しないと挨拶状の発注ができないし、新しい職場や仕事そのものに慣れるだけでも大変な時期に宛名を書き、切手を貼り、投函するというのもなかなか面倒なものです。そこで今回はｅメールによる挨拶状の話題です。すでに若者やIT業界などでは当たり前でしょうが、ごく一般的な企業の中高年、特に管理職の方々へもおすすめしたいと思います。
ここ2-3年はメールによる挨拶状を多用しました。メリットは多々あります。
1)費用が安いこと。特に海外へはとても経済的。お知らせだけ、というなら同報メールで複数へ一度に送ることも可能です。当然時間の節約にもなります。
2)文面のアレンジが簡単なこと。印刷物ですとどうしてもフォーマルで大げさな文章になるか、定形の面白みに欠けるパターンになります。メールですと少しカジュアルな文面が可能です。基本パターンをいくつか作って、相手によって心のこもった一言を付け加えることが可能です。
3)相手のメールアドレスは知っているけれども自宅の住所がわからないという場合も便利です。
最大のメリットは返事をたくさんもらえることです。私は筆まめな方ですが、異動の挨拶状を郵送されて、すぐ返事を書いたり、電話をしたりはなかなかできません。メールだと返信ボタンを押すだけで簡単なせいか、筆不精と思っていた方からもちゃんとお返事がいただけました。紋切り型の返事、「今度はどんなお仕事をされるのですか」のような素直な質問、思い出をつらつらとつづっているうちに異動の話からすっかり脱線している人などと、それぞれの個性が伝わり、今までこんなに多くの方々に支えられていたのだと改めて感動、感謝したものです。それが次の人生への励みになって来ました。
デメリットもあります。うっかり削除、あるいはPCのトラブルで連絡先がわからなくなる事があります。いただいたら念のためフロッピーに保存するかプリントアウトしましょう。連絡先をレイアウトするときは印刷して切り取ると名刺サイズになるよう考えるともらった人はファイルしやすく便利です。 かつて退職された方が「辞める時は皆善人」と教えてくれました。あまりしっくりいっていなかった相手ですらお礼や励ましの言葉をかけてくれます。それを受け止め、本人も「あの人はこんなにいい人だったんだ。誤解していたかも知れない。」などと反省したりします。社交辞令と言うなかれ、まさに人生のターニング・ポイント、心の見直しポイントかも知れません。
期待にふくらむ春、ちょっぴりさびしい春、新しい人生にチャレンジする春、さて読者の皆様はどんな春をお迎えでしょうか。異動の挨拶状やメールを受け取ったら思い切り励ます返事を出してあげてください。あなたも相手も善人になれる春です。
2001.03.16
河口容子