4月からパートナーとなった香港の国際経営戦略コンサルタント会社の D氏（彼は代表パートナーなので上司とも言えます）は、2008年11月 6日号「マナーブームと可愛げ」の終わりのほうで触れたように実にメールの返信が早い人です。おかげでしばらく返信が来ないとメールが届いていないのではないかと確認をします。案の定、届いていません。香港はウイルスのメッカとあってプロバイダーのセキュリティ・チェックが厳しいようです。
先日、 D氏がバンコクに出張し、 5通くらい一切返事がないものの「出張中だから忙しいのだろう」「帰ってからと思いゆっくりしているのでは？」と勝手に思っていたところ「香港に帰って来ました。最近あなたからメールをもらっていないけど、メールをくれなかったんだろうか、それとも受け取れなかったんだろうか？」というメールが来ました。この配慮は素晴らしいと思います。
「私からメールがなくてバンコクではゆっくりできたでしょうね。香港に帰ったらメール魔の事を思い出したんですか？」「そんな事はないよ。いつも気にしているよ。メールがない生活なんて考えられない。どこに行ってもちゃんとチェックするんだから。」そういえば先日広州のマクドナルドで雨宿り中の D氏にメールでえんえんとつきあわされたことがありました。
PCを出張に持っていく人は本当に偉いと思います。私はミニノートPCも持っていますが洋服と化粧品が優先なのでPCはいつもあっさり切り捨て。その代り帰ってくると何百ものメールがにぎにぎしく、時にはにくたらしく出迎えてくれます。
まさにメールは私たちのような職業にとって天からの贈り物です。相手一人につき 1日 5往復くらいする日はざらですし、大量の資料やデータを圧縮して添付することもあります。このやりとりを電話や FAXでやっていたら通信費で破産するに違いありません。契約書や請求書といったサインの必要なものも PDF形式にして電子署名をして送れば郵便代と時間も節約できます。
私が会社員になった頃はメールも FAXもなく、海外の通信手段は電話かテレックス（電報）か郵便でした。新人として配属されて与えられた仕事のひとつが先輩たちがテレックスに対しきちんと返事をしているかのチェックでした。先輩に対し「早く返事を出してください」と言うのは新人の分在では抵抗があったのですが、上司は大阪弁で「返事をしなければ、受け取ったのか受け取っていないのか、本人がいるのかいないのか、わからんやろ。なんぼ、会議や出張前だからとほったらかしにせんと 明日返事します とか 1週間待ってください と返事しなさい。たった 1行のことや。どんな事があってもほったらかしは 2日まで。」と怒り続けるのでした。もちろん不在の先輩たちに代わって 1行のテレックスを出すのは私の仕事でした。
外国人はどうやらこのマナーを心得ているらしく返事は結構早くいただけます。日本人については二極分化で矢のように返事が来る方と電話で催促しなければ永遠に返事が来ないタイプにだいたい分けられるような気がします。普通の書面よりメールはくだけたツールと思うものの、やはりビジネス目的ならある程度のフォーマリティを備えた対応をしていただきたいものです。
私はメールを多用しますが、万能主義ではありません。メールはセミプライベートの目的までで、プライベートはすべて手書きで郵送しますし、いただくのも手紙が好きです。手で書いて、切手を貼って、ポストに投函するという作業と時間を経るせいか、相手の心が文面よりも行間に匂っているような気がするからです。これはメールがどんなに進化しても勝てない部分でしょう。
河口容子
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最近、おもしろい体験をしています。公的機関の貿易 B2Bサイトに案件を出したところ、日本企業むけの案件については被閲覧回数が 150回を越してもメールや電話の問い合わせはゼロなのです。ところが、海外企業向けの案件を出せば 150回の被閲覧回数があれば 50-60件の問い合わせが来ます。その中にはスパムやとんちんかん、全文中国語だけ、というのも含まれていますが。
このように日本人は情報に対してとても消極的です。サイトに出ている情報を閲覧しただけで仕事をした気になってしまうのでしょうか、それとも「どうせだめだろう」と決めつけ、だめな理由をあれこれ考え出すのに忙しいに違いいありません。だめもとで問い合わせてもそんなに時間もコストもかからないし、ましてや噛みつかれるわけでもなく、そこから得る何かがあるはずです。
公的機関が発表するデータや管理している情報、あるいは新聞やテレビから送り出される情報は公開されているものです。従って、誰もが平等に同じ情報を得ることができます。逆に自分にとって役立つ固有の情報になるかどうかは受け取り手のアイデアやアクション次第ということになります。
よくセミナーなどで「自分の役に立たなかった」とおっしゃる受講者があります。私もときどき講師をさせていただくのでわかるのですが、講師というのは受講生がどんな方々なのか事前の打ち合わせで聞き、最大公約数の内容の講演をするのが仕事です。受講者個別の事情にあわせて内容を組み立てているのではありません。少しでも自分寄りの情報を得ようとすれば質疑応答の時間を活用すべきですが、日本では質問も非常に少ないばかりか、無言の沈黙の時間が流れることすらあります。