タグ: オフィス

2003年 8月 7日号で「ノーは親切、論争は親近感」というのを書かせていただきました。日本人は「ノー」と言うのも「論争」も不得意です。ましてやそれが、親切であったり、相手に親近感を覚えてもらうわけがない、と思われた方もあるでしょう。ところが、その通りの出来事がクリスマスを目前にした日におこったのです。
　私のオフィスに英語で電話がかかって来ました。相手は2005年11月10日号「ローレンスと呼んで」のローレンス、シンガポールのコンサルタント会社の CEOです。実は 2ケ月ほど前に彼からある業界の役員クラスの方を聞き取り調査をしてまわる仕事の依頼を受けました。期間は英文レポートも含め「明日から 1週間」で10社ほどありました。報酬はびっくりするほど安く（パートタイマーのリサーチャーなら喜んで引き受けたかも知れませんが、プロに依頼する仕事としてはあきれた金額でした。）私はその期間は予定がすでにぎっしりでしたので即お断りしました。断らないと先方も次のアクションを起せないからです。
　ついでに私のおせっかい心が活躍し始め「日本の企業で役員クラスの方が見ず知らずのインタビュアーに即応じてくれることはまずありません。10社のうち何社かは断られるでしょうが、まずアポを取るだけで大変です。それにその企業はどこにあるのですか？」と東京から大阪や名古屋までの交通費の金額を明示し、「出張する場合は交通費を出さないとその報酬では無理です。」などと、その他気付いたことをいくつか指摘しました。たぶんこの条件を提示されたプロのコンサルタントは「馬鹿にして」と腹がたったことでしょうが、単に知らないだけかも知れない、それなら教えてあげよう、というのが私のねらいでした。
　日本なら「こうるさいおばさん、余計なお世話」と思われて終わりですが、外国人は違うのです。そして上記の電話につながるのですが、彼いわく「内容についてはあなたのご指摘のとおりでした。それにしてもひどいもので依頼した日本人で返事をくれたのはあなただけでした。」仕事の依頼をするくらいなら、まったく知らない人には頼まないはずですが、皆うんともすんとも連絡をしないなんて日本ビジネスマンの恥です。即「ノー」と言ったことと、気付いたことを述べたことにより彼は私の事を信頼できる人間と思ったらしく、もっと条件の良い仕事を 2件くれました。
　メールで送られてきた契約書を読むと仕事相手の条件は「政府機関の仕事に携わり評価されている人、もしくはビジネスのエキスパート、もしくは企業経営者、もしくは大学などで教えている人」とあります。もしくは、ではなくてかろうじて全部私にあてはまるではないですか、すごい、と気分を良くしてサインをしたページをとりあえず FAXしたところ、山のような書類が送られて来ました。
「書類をたくさんありがとうございます。ゴージャスなクリスマス・プレゼントにめまいがします。」とメールをしたところ「プレゼントを気にいってくれるといいのですが。ジェントルマンらしいプレゼントを贈れなくてごめんなさい。」と矢のように返事がかえってきました。香港のパートナーたちともそうですが、海を隔てて一緒に仕事をする場合、ちょっとした一言で親近感や連帯感が生まれるものです。
河口容子

　私が自分の会社を創立して 5年と数ケ月経ちます。決めたらすぐ行動しないと気がすまない性格なので会社員を辞めて10日後に株式会社の登記が終わりました。幸い退職金の一部を資本金の1000万円に充当できましたが、それ以上は出資しないし、借り入れもしないと心に決め守っています。最近出た本によれば、起業で成功するのは1500人にひとり、 5年以上続くのは5%ということですので、一応5%組に入れた事になります。
　2003年の 2月 7日号「ITのチカラ」でも書いたように私のビジネスを支えてくれているのはITの進化のおかげです。1976年の総合商社に入社した頃はパソコンはおろか、ファックスすら世に出現しておらず、コピー機もフロアに 1台か 2台でいつもその前に社員が並んでいたことを思い出します。当時、海外とのやり取りはテレックス（電信）や電話で行なわれ、世界中に張り巡らしたネットワーク（人と通信網）を新入社員や賓客に紹介するのが定番メニューでした。人と通信網から見ても総合商社とは資本投下型ビジネスなわけです。
　この部分を究極に節減できれば、驚くほどリーズナブルなコストで総合商社の持っているコーディネート機能や開発機能を伴う貿易実務を提供できるのではないかと考えたのが私の起業の発想の原点でもあります。想像外であったのはクライアントに日本企業はあまり増えず、政府機関や外国企業ばかりになっており、逆にそれが強みにもなってしまったことです。
　この 5年で私のオフィスも電脳化が充実してきました。クライアントのニーズと経費節減の努力による進化と言っても過言ではないでしょう。当初は電話回線も 2本で、 1本はインターネット接続にあてていました。ところが、比較的大きなデータをやり取りせねばならないクライアントの出現でインターネットをブロードバンドに切り替え、空いた電話回線を FAX専用にまわすことができるようになりました。
　会計ソフトは起業と同時に導入しました。もともと伝票業務が少ないという意味でコンサルタントというフィー・ビジネスの形態を考えましたが、この会計ソフトのおかげで決算業務も年に 4回ある消費税の申告も自分ひとりでらくらくこなせます。請求書や納品書のフォーマットも無料でダウンロードできるものが今はたくさんあります。
　講演の仕事が出てきてからはパワーポイントは必須アイテムですが、これも最近はおしゃれなテンプレートが無料でダウンロードできたりします。
　商品や展示会の写真を撮る必要性が出てやっとデジカメを買いましたが性能も良く価格がこなれて来た頃だったのでラッキーでした。何十枚とメールに添付するのはメールを何回も分けなれればなりませんので、そういう場合はフリーメールのフォトサービスにアップロードし、ウェブ上から見てもらう事にしています。これを使うと閲覧者や閲覧期間を制限することもできますので機密保持上も問題がありません。
　最近の携帯電話はカメラ機能がついていますので、デジカメを忘れたときはもちろんのこと 2-3枚しか写真を撮る必要のない時には便利です。この携帯電話も外出先で仕事をするのに大活躍で名刺に番号を刷り込んでいますが、業務用にしか使いませんのでオフにはスィッチを消してしまいます。
　スキャナーも活躍しています。カタログの薄いものなどはスキャンしてメールに添付して海外に送ります。郵送費の節約とビジネスのスピードアップにつながります。また、相手が何人でも一度で送れるというメリットがあります。このスキャナーもインクジェット方式のプリンターとコピー機を 1台でこなせる家庭用のものですが、コピーを一度にたくさん取ることがない私の業態では十分なパフォーマンスです。
　最近買ったのは私物ですが、 MP3メモリーレコーダー。出張など長い移動期間中の気分転換に軽くてかさばらず、いざとなれば録音機にもFMラジオにもなりますので、これまた電脳グッズのひとつです。
　 PDAも買ってみましたが、手帳派（時系列的に何年も記録を残し、大量にメモを取ります。）のためこれはあまり使いみちがありません。
　こういった機器は必要になったら、目的に一番適した機種をできるだけ安く買うのが方針です。ただし、バックアップ用のパソコンを持ち、バックアップ用のプロバイダーの契約をするくらいの慎重さは持っています。パソコンというのはいつ何時故障するかわかりませんし、プロバイダーのサーバーダウンという事もあり得ます。小企業はこんなささいなアクシデントで信用や仕事そのものを失う可能性があるからです。
河口容子
【関連記事】
[019]ＩＴのチカラ