新型インフルエンザに日本列島がおののいている頃、感動的なメールをいただきました。「日本で新型インフルエンザが発生し、 4,000校も閉鎖したと聞き驚いています。先生はお元気でいらっしゃいますか？ハノイで一度しかお会いした事がないのにいきなりメールをして失礼とは思いますが様子を教えてください。」
送信者はベトナムのニンビンにある商社の役員でした。同氏とは2006年のハノイでのセミナーで名刺を交換させていただきましたが、 200～300 人の方がセミナーに参加されましたのでほんの一言二言の挨拶だけだったと記憶します。成長著しく、目まぐるしく変化をとげるベトナムにあって 3年近い時を超えてわざわざ思い出してくださるとは本当にありがたいと思いました。私はお礼とともに日本の様子を取りまとめ、ひょっとして仕事柄日本の状況を継続的に知りたいのかも知れないと思い NHKの英文サイトの URLも教えておきました。ニンビンはハノイ市から約 100ｋｍのホン河の河口にある省ですがこんな奥ゆかしい人物をはぐくむ場所をぜひ訪れてみたいと思いました。
次は2009年 3月 5日号「春の別れ」に出てくる元ベトナム大使館の商務官からのメールです。エリート中のエリートの彼ですが真面目すぎて要領の悪いところもあり、日本で生まれた二人のお子さんがベトナムの環境に慣れたかどうか心配で近況をたずねたところ、いただいた返事です。「ご心配いただきありがとうございます。家族は新生活とハノイの環境に慣れました。息子は保育園に通っています。日本語はもう忘れてしまい、日本語の歌 1曲が歌えるだけです。娘は 9ケ月ではいはいをし始めました。妻も働き始めたのでお手伝いさんを雇いました。みんな忙しくてあっという間に 1日が過ぎていきます。通産省では国際経済協力の仕事を担当していますが、副局長になる予定です。帰国したばかりなので数ケ月待たなければいけませんけれどね。早くハノイにいらしてください。お目にかかれるのを楽しみにしています。」日本人は公私ともに忙しい、あるいは自分が出世してしまったら、返事なんていちいち書かないという人が多いようですが、彼の律儀さは健在でした。
香港のビジネス・パートナーとの仕事の話はほとんど夜の11時から 2時の間にチャットを使って行うケースが多いのですが、「今日は眠いんです。朝の 4時過ぎまでマイケル・ジャクソンの追悼式典をライブで見ていましたから。ジャクソン・ファイブの時代のマイケルを覚えていますか？」「もちろんだとも。ほとんど全部歌えるよ。」ビジネス・パートナーは私より少し年上ですが、よくも 6年以上も一緒に仕事をしていると自他ともにあきれるくらい性格が違う、というか奇人変人大会のような組み合わせです。音楽、映画、本、歴史が共通の趣味でこういうちょっとしたやり取りを積み重ねる事により長続きしているように思います。
比べてみると日本人ビジネスパーソンからのメールはほとんど通りいっぺんの仕事の話ばかりです。表現下手なのか余裕がないのかわかりませんが、親しい相手ならもう少し相手を思いやったり、楽しませる可愛げがあったほうが好感を持たれ仕事でもプラスになる気がします。
河口容子
【関連記事】
[345]メールは生活の一部
[330]春の別れ
[313]マナーブームと可愛げ
[289]Thank You レター
[345]メールは生活の一部
4月からパートナーとなった香港の国際経営戦略コンサルタント会社の D氏（彼は代表パートナーなので上司とも言えます）は、2008年11月 6日号「マナーブームと可愛げ」の終わりのほうで触れたように実にメールの返信が早い人です。おかげでしばらく返信が来ないとメールが届いていないのではないかと確認をします。案の定、届いていません。香港はウイルスのメッカとあってプロバイダーのセキュリティ・チェックが厳しいようです。
先日、 D氏がバンコクに出張し、 5通くらい一切返事がないものの「出張中だから忙しいのだろう」「帰ってからと思いゆっくりしているのでは？」と勝手に思っていたところ「香港に帰って来ました。最近あなたからメールをもらっていないけど、メールをくれなかったんだろうか、それとも受け取れなかったんだろうか？」というメールが来ました。この配慮は素晴らしいと思います。
「私からメールがなくてバンコクではゆっくりできたでしょうね。香港に帰ったらメール魔の事を思い出したんですか？」「そんな事はないよ。いつも気にしているよ。メールがない生活なんて考えられない。どこに行ってもちゃんとチェックするんだから。」そういえば先日広州のマクドナルドで雨宿り中の D氏にメールでえんえんとつきあわされたことがありました。
PCを出張に持っていく人は本当に偉いと思います。私はミニノートPCも持っていますが洋服と化粧品が優先なのでPCはいつもあっさり切り捨て。その代り帰ってくると何百ものメールがにぎにぎしく、時にはにくたらしく出迎えてくれます。
まさにメールは私たちのような職業にとって天からの贈り物です。相手一人につき 1日 5往復くらいする日はざらですし、大量の資料やデータを圧縮して添付することもあります。このやりとりを電話や FAXでやっていたら通信費で破産するに違いありません。契約書や請求書といったサインの必要なものも PDF形式にして電子署名をして送れば郵便代と時間も節約できます。
私が会社員になった頃はメールも FAXもなく、海外の通信手段は電話かテレックス（電報）か郵便でした。新人として配属されて与えられた仕事のひとつが先輩たちがテレックスに対しきちんと返事をしているかのチェックでした。先輩に対し「早く返事を出してください」と言うのは新人の分在では抵抗があったのですが、上司は大阪弁で「返事をしなければ、受け取ったのか受け取っていないのか、本人がいるのかいないのか、わからんやろ。なんぼ、会議や出張前だからとほったらかしにせんと 明日返事します とか 1週間待ってください と返事しなさい。たった 1行のことや。どんな事があってもほったらかしは 2日まで。」と怒り続けるのでした。もちろん不在の先輩たちに代わって 1行のテレックスを出すのは私の仕事でした。
外国人はどうやらこのマナーを心得ているらしく返事は結構早くいただけます。日本人については二極分化で矢のように返事が来る方と電話で催促しなければ永遠に返事が来ないタイプにだいたい分けられるような気がします。普通の書面よりメールはくだけたツールと思うものの、やはりビジネス目的ならある程度のフォーマリティを備えた対応をしていただきたいものです。
私はメールを多用しますが、万能主義ではありません。メールはセミプライベートの目的までで、プライベートはすべて手書きで郵送しますし、いただくのも手紙が好きです。手で書いて、切手を貼って、ポストに投函するという作業と時間を経るせいか、相手の心が文面よりも行間に匂っているような気がするからです。これはメールがどんなに進化しても勝てない部分でしょう。
河口容子
【関連記事】
[313]マナーブームと可愛げ
[154]仕事を支える電脳グッズ
[19]ITのチカラ