[117]添付ファイルしない
ビジネスシーンではここのところ営業マンもインターネット活用に慣れてきて、要件を電子メールでやり取りする場合が増えてきたと思います。今まではシステムをいじっている人しか利用していなかった電子メールもいまや普通の営業マンが電子メールを使えるようになったことで、営業もかなり活発化してきたのではないでしょうか。
しかし、そういった電子メール初心者は便利さのみにはまっていてインターネットの本当の怖さを知らない事が多いです。そのため、ひとたびウイルスが流行るとその対策を知らないため、あっという間にウイルスが蔓延してしまう。ここ半年間のウイルスの猛威は空前絶後であり、その原因は、電子メールユーザーの無知であるといって過言ではないでしょう。怪しい添付ファイルはクリックするな、っちゅーてるのに。
とはいえ、画像やエクセルファイルなど、色々なファイルを添付して電子メールで送れるのは本当に便利です。もはやＦＡＸは過去のものといっていいでしょう。しかし、添付ファイルの使い方を知らなさ過ぎるのも問題です。
メールにファイルを添付できるということを知っている人が多くなり、それを便利に使っている人が多いということは、電子メール自体が重くなってきている、ということができます。例えば、届いたメールにすべて画像が何枚も添付されていたとしたらどうしますか？これは新たな問題を引き起こします。
電子メールの保存はメールサーバーに設定しているメールボックスに保存されます。そして、その容量は５ＭＢ～１０ＭＢがほとんどです。そのメールボックスに一つが２０ＭＢもあるような大きな画像を送ってきたとしたらどうでしょう？そのメールボックスはそれだけでいっぱいになってしまい、その後にきたメールを拒否してしまいます。
また、読む方はそのメールを完全にダウンロードしない限り、次のメールを参照することができません。さらにそういうメールがきているときに限ってダウンロードに失敗することが多いのです。こういうときは、ダウンロードしないでサーバーから直接削除する裏技を使う必要があります。これは迷惑ですね。
画像を添付する時は、デジカメで撮影したものをそのまま添付してはいけません。最近のデジカメは解像度がアップした分、画像のサイズもとてつもなく大きいです。こういう画像は、一旦画像修正ソフトでサイズを調整するといいです。複数送るときにはせいぜい横幅３２０ピクセルまで落としましょう。ファイル形式は圧縮されて小さくなるJPEG形式がいいでしょう。
詳細な画像を送りたいときはどうするか？巾３２０ピクセルではだめだというときです。そういう時は、自分のホームページにそれ専用ページを用意しそのアドレスをメールで告知して、そのページにアクセスして見てもらえば事足ります。
自分のページを持っていない人やページを作るのが面倒という人は、ウェブ上にアルバムを作ってくれる無料サービスがあるのでそれを利用するといいでしょう。これなら画像を選んでダウンロードできますし、複数人数にメールを送るときも画像をそれぞれ添付しなくていいので手間いらずです。いまや、メールに画像を添付するのはおしゃれじゃないといえるでしょう。