私が総合商社に入社した24年前はまだFAXもなく、海外との交信はもっぱらテレックスに頼っていました。国際電話料金もテレックスにしても現在とは比較にならないほど費用のかかる時代でしたから、電話をかける前に内容をメモして手短に適切に話をする、テレックスにしても原稿を上司がすべてチェックしてから出すということが徹底されていました。
特に、受け取ったメッセージにすぐ返事が出ているかもチェックされました。受け取ったものに対し何らかの意思表示をしない限り相手は受け取ったのかどうか、読んだのかどうかもわからないからです。イエス、ノーはもちろんのこと、出張で本人が不在の時はかわりの人間が、その旨返事をします。あるいは終日会議で返事ができない場合も「了解。明日返事します。」と短い返事は必ず出しました。相手に無駄な動きをさせない、こちらの現状を知らせる、これが基本動作です。
情報手段の発達により、オフィスの中に異変がおこりました。ひとり1台ずつパソコンを持って自由にFAXや電子メールで交信できるようになりました。こうなると上司の管理は非常にむずかしくなります。必ずコピーを上司におとすように決めていても、意図的にあるいはうっかり、コピーがおちないことは多々あります。また、どんなメッセージをもらったのか、返事がきちんと出せているのかすらわかりません。はなはだしきは私用のメールばかり打っていても気づかないこともあります。そういう見地からひとりずつパソコンは持たせない、メールアドレスも社員ひとりひとりに持たせない、という企業はまだまだあります。遅れた会社と思う方もあるでしょうが、私は組織としての見解やマナーの維持という観点からはそれもひとつの見識と思っております。
総合商社に勤務中も独立した現在もですが、FAXやメールを出しても返事の来ない会社、（中には教育委員会というのもありました）が結構あります。すでに面識のある人に対して、具体的な内容の話で、おまけに「ご回答をお願いします。」と書いていてもです。1週間たっても1月たっても返事は来ない。中には催促をしても知らん顔の会社があります。あるいは電話で確認すると「読みました。」という人もいます。FAXやメールはその人にとってどうやら「読み物」であり、返事をする手段としてはとらえていないようです。あるいはパソコンで返事を打つスキルがないのかも知れません。こういう経験もあります。「詳細はともかくイエスなのかノーなのかだけでもお返事ください。」と言ったところ「私にはイエス、ともノーとも言える権限はありません。」と答えられてしまいました。要は何もしていないのです。
ところが、そういう会社に限って自分の用がある時は人の都合もおかまいなしにやって来たり、うるさく電話を何度もかけてきます。「興味がなければ返事をしない、用があればこちらから言う。」というのは一見合理的なようですが、ビジネス・マナーから言うと最低であるばかりでなく、ビジネスの種を自ら摘み取っているようなものです。私はふとしたコミュニケーションの積み重ねからすぐれた発想や成功が生まれた例をいくつも知っています。
礼儀正しさは日本人の美徳であったと思います。ところが最近感じるに上記のような失礼な会社は日本企業、特にベンチャー系の企業に多く見受けられます。新しい発想や個性と無礼講の見事なはきちがえです。むしろ外資系の企業、あるいは海外の企業にコミュニケーションに対する完璧なマナーを守っていることが多く、感動させられます。薬品も使い方しだいで薬にも毒にもなるように、情報機器が便利で安価になったことを悪用してはいけません。上手に効果的に使えるマナー、判断力を身に付けていかないと、技術力の進歩とは裏腹に人間性のお粗末さだけが目だつような気がしてなりません。
2000.11.30
河口容子