[331]ファクシミリを見直す
携帯電話のコマーシャルで、吉沢京子さんがメールをした後に電話をして確認するという笑い話的なものがありましたが、いまこそこういった確認が必要かもしれない、という話です。
迷惑メールのおかげで、メールで仕事をしている人は大迷惑。仕事のメールにが迷惑メールに埋もれて、朝出勤したら、まず迷惑メールに埋もれた重要なメールを探し出すことから始まる、という人も多いことでしょう。
そもそも、メールは到達を保証しない媒体です。しかしいつしか人はメールで仕事をするようになりました。今では契約書や発注書などもメールで出す会社もあります。契約書や領収書などは社判が必要ですが、これも画像を貼り付けて済ませます。これでいいのかと思ってしまいますが。
契約書や発注書をメールで出した場合、おそらく慎重な担当者は電話で確認するでしょう。もし届いていなかったり、迷惑メールフィルターで遮断されていたりしたら大変です。会社の信用問題に関わってきますから。したがって重要な内容のメールは電話で到着を確認するというのがいまこそ必須です。
ここで便利なはずのメールがじつは便利ではないことに気づきましょう。重要な書類は時間がかかっても郵便が確実です。また、発注書など受注確認や発送確認が必要なものは、ファクシミリが確実です。郵便やファクシミリならばまず相手が気づかないこともありません。少なくともメールよりは確実です。
さらにファクシミリは、相手の目の前で印刷して紙で示してくれる優れた媒体です。人間の目というのは、パソコンの画面で見るより紙に似かかれたものの方がよく理解されるようですし。
発注については電話で口頭で発注するのは内部統制の観点からも好ましくありません。言った言わないの論争になってしまうからです。その場合は印刷物で残すのが一番。不確かなメールを印刷するより、ファクシミリを送ったほうがはるかに効率的です。あなたのオフィスでもファクシミリを見直してみてはいかがでしょうか。
ちなみに、ファクシミリのことをファックスというのは日本人だけ。ファックスという響きはFUCKという侮蔑の隠語を想像させるため、外国人の行き来するオフィスでは使わないようにしましょう。