[340]商談のスケジュール調整
ビジネスシーンで重要なのが商談。その商談にもマナーがあります。
商談をする場合に、相手とそのスケジュールを調整する必要がありますが、そのときに気をつけなくてはならないのが、相手の都合を第一にするということです。
商談スケジュールの進行は1回ではなく、数回に分けます。まず打診。「相手にお目にかかりたい旨」のメールをします。もちろん手紙でも構いません。そして「なぜ会う必要があるのか？」商談の目的をはっきり伝えます。その上で「後日連絡を差し上げる旨」で締めます。
次に、お願いする「商談の日」を相手にすべて任せるのではなく、こちらの都合を端的に伝え、そのなかから選んでもらうようにするとスムースにことが運びます。
これを「いつでもいいです」としてしまうと漠然としていて相手がかえって困ることになります。そして、相手が指定してきた日が、かなり先だったり、近すぎたり、あるいは、その日がたまたま都合が悪かったりすれば、かえって失礼になります。いつでもいいといっておきながらその日はダメなんです。では主客転倒です。
「できれば、来週の火曜日もしくは金曜日の午後にお願いしたいのですが」「できれば、今月中にお願いします」
「できれば、月曜日を外していただけると助かります」
など、具体的にこちらの希望を伝え、そのうえで指定してもらうと、相手も都合が付けやすいです。
そして商談の日が決まったらスケジュール帳にメモしておきましょう。その日を忘れてしまったりしたら、元も子もありませんから。
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